Jumat, 30 Desember 2011

Pelayanan konseling Melalui telepon



A.    Etika Konseling Via telpon
Di tengah kondisi ini, pelayanan konseling melalui telepon menjadi alternatif terbaik. Konseling via telpon dapat menembus batas ruang dan waktu. Pelayanan ini dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja. Klien tidak perlu membuat janji, menunggu berhari-hari, dan merasa takut rahasia kehidupan pribadinya diketahui oleh lingkungan tertentu. Ia bahkan dengan bebas dapat mengutarakan apa saja tanpa perlu menyebutkan nama dan identitas pribadinya. Dalam konseling via telpon ada beberapa etika yang harus diperhatikan.
Adapun etika konseling via telpon antara lain :
·         Klien tidak boleh menelpon konselor tengah malam, atau klien hanya boleh menelpon konselor dengan waktu yang telah ditetapkan oleh konselor.
·         Gunakan bahasa yang sopan sesuai dengan kondisi klien.
Seorang konselor harus memahami kodisi klien, koselor meyambut telpon klien dengan ramah tamah seperti “selamat siang, apakah ada hal yang bisa kami bantu”. Begitu juga degan klien.
·         Gunakan suara yang lembut, volume yang rendah dan intonasi yang bersahabat.
·         Dengarkan pembicaraan klien sampai selesai, jangan menyela kata-kata klien apalagi pada tahap awal pembicaraan.
·         Mengembangkan perasaan senang dan berfikir positif tentang siapapun yang menelepon
·         Memfokuskan pembicaraan guna menefektifkan penggunaan media komunikasi. Konselor harus fokus kepada masalah yang dibicarakan klien jangan biarkan hal-hal kecil yang mengganggu konsentrasi ketika sedang melakukan konseling via telpon.
·         Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah
·         Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti
·         Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon
·         Jika pembicaraan telah selesai, akhiri pembicaraan dengan nada yang sopan dan ucapka terima kasih kepada klien karena sudah diberi kepercayaan.
·         Tidak dibenarkan untuk berkenalan pribadi, bertemu di luar konteks hotline, dan menerima hadiah secara pribadi
·         Konselor harus menyadari batasan layanan konseling melalui telepon, bahkan keterbatasannya sebagai konselor.

B.     Tata Cara Konseling Via Telpon
Supaya konseling via telpon berjalan dengan lancar dan baik, ada tata cara yang harus diperhatikan. Adapun tata cara konseling via telpon antara lain:
·         Terlebih dahulu klien harus membuat janji degan konselor jika ingin berkonseling, atau konselor sendiri yang menentukan jadwal konseling kepada kliennya.
·         Dalam konseling via telpon konselor menjawab telpon klien denga ramah tamah dan dengan bahasa yang dimengerti klien.
·         Sebaiknya konselor yang memulai pembicaraan terlebih dahulu denga ramah-tamah dan beri kesempatan kepada klien untuk mencerikan masalahnnya.
·         Di saat klien bercerita konselor tidak boleh memotong pembicaraan klien, biarkan klien mengeluarkan unek-uneknya.
·         Catat hal-hal yang perlu memperoleh perhatian.
·         Jika suara klien kurang jelas, konselor harus mengatakan dengan jelas bahwa Anda tidak mendengar suaranya: "Maafkan saya tidak dapat mendengar suara Anda dengan jelas, dapatkah Anda mengulangi sekali lagi."
·         Konselor mulai berbicara setelah klien selesai menceritakan masalahnya lalu meminta konselor untuk memberi solusinya.
·         Selesai pembicaraan, baik koselor maupun klien saling mengucapkan terima kasih.
·         Tutup pembicaraan dengan sopan
·         Beri kesempatan kepada peneleponatau klien untuk menutup telepon terlebih dahulu.

·         Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menelpon:
·         Sikap mau membantu.
·         Jaga intonasi suara, jangan terlalu lemah tetapi juga jangan terlalu keras seperti orang sedang marah.
·         Pilih kata-kata yang sopan, ramah, dan mudah dimengerti.
·         Jangan mengangkat telepon jika Anda masih berbicara dengan orang lain.
·         Jangan makan/minum selama berbicara di telepon.
·         Jangan menguap.
·         Jangan memotong pembicaraan.
·         Jangan berbicara dengan orang ketiga di sekitar Anda pada saat Anda sedang berbicara di telepon.
·         Gunakan sapaan atau kalimat yang berbeda-beda sehingga tidak terkesan kaku.
·         Hindari menelepon pada kondisi ribut di sekitar Anda.

·         Memberikan Layanan Melalui SMS
·         Ada konselor yang memberi layanan melalui via SMS. Dan ada beberapa peraturan dalam konseling via SMS :
·         Bila menerima SMS segera balas, jika terjadi penundaan ucapkan permintaan maaf.
·         Balas SMS dengan kalimat yang formal dan fleksibel.
·         Dahului dengan sapaan yang sopan, misal: Bapak atau Ibu.
·         Jika menggunakan singkatan, gunakan singkatan yang umum dan mudah dimengerti.
·         Akhiri SMS dengan nama Anda dan nama instansi tempat Anda bekerja. Hal ini akan kelihatan lebih resmi dan akan memudahkan mitra kerja Anda untuk mengenali SMS Anda, karena bisa jadi orang yang Anda SMS tidak menyimpan nomor Anda.
·         Jika SMS kita salah kirim, segera kirim SMS yang berisi permintaan maaf karena telah salah kirim.
·         Jika SMS penting yang Anda kirim tidak segera mendapat balasan, konfirmasikan lagi melalui telepon.
·         Jangan memakai huruf besar semua karena itu menandakan kemarahan.
·         Ucapkan terima kasih pada akhir SMS.
·         Jika mengirim/menerima SMS yang penting, jangan langsung dihapus sampai urusan yang dimaksud sudah selesai.
·         SMS berakhir pada Anda.






C.    PENYELESAIAN MASALAH MELALUI VIA TELPON

Penyelesaian masalah melalui via telpon tidak jauh berbeda dengan penyelesaian masalah melalui konseling langsung atau tatap muka, hanya saja perbedaannya melalui via telpon yaitu jarak yang memisahkan antara klien dengan konselor sehingga tidak bisa bertatap muka secara lagsung. Dalam menyelesaikan masalah via telpon sebaiknya konselor harus teliti dan memahami atau mengerti dengan masalah yang di hadapi si klien. Dan konselor juga berhati-hati karena ada klien yang hanya bermain-main dalam konseling. Maka klien dan konselor harus memperhatika aturan-aturan dan etika dalam konseling melalui via telpon.
 
 sumber:
Yakub B. Susabda dan Tim. Pelayanan Konseling Melalui Telepon. People Helpers Ministry Indonesia, Jakarta, Halaman:  57 - 58



Tidak ada komentar:

Posting Komentar